Login
DEMO

Validade de documentos digitalizados: confira a Resolução CMN 4.474/16

transformação digital dentro das empresas está a todo vapor. Inclusive, o setor de recursos humanos lida com uma grande quantidade de dados e informações referentes aos seus funcionários e processos. Com isso, uma dúvida costuma surgir aos gestores da área: qual é a real validade de documentos digitalizados?

Isso porque, durante a fase de transformação digital, os principais pontos levados em consideração pelo RH são:

  • Digitalização de documentos físicos;
  • Mudança nos processos para a empresa passar a trabalhar com documentos nato-digitais ao invés de digitalizar diversos papéis.

Se você busca inovação para sua organização e sabe que a digitalização de documentos faz parte disso, mas ainda tem dúvidas quanto à sua validade, esse texto é para você. Confira!

Leia também5 motivos para iniciar a transformação digital do seu processo de admissão

Como funciona a validade de documentos digitalizados?

De maneira geral, o que se pode dizer sobre a validade de documentos digitalizados é que eles podem ser aceitos juridicamente. Mas dependem de que ambas as partes, que assinaram o documento, concordem com a sua validação.

Ou seja, se você digitalizar os contratos físicos de seus funcionários sem anuência deles, os documentos podem ser contestados em alguma situação judicial.

Por isso, a primeira orientação é: você pode e deve digitalizar os documentos com o intuito de agilizar buscas e processos. Porém, não se esqueça de sempre guardar os documentos físicos originais.

Entretanto, em 2016, foi publicada uma nova norma para facilitar o entendimento dessa situação. Eis que a Resolução CMN 4.474/16 exige o cumprimento de algumas regras para a plena validade de documentos digitalizados, de forma que sejam aceitos juridicamente.

Leia também3 erros na gestão de documentos no RH

O que a resolução exige para a validade de documentos digitalizados?

Resolução CMN 4.474/16 regulamenta a digitalização e gestão de documentos digitalizados. E se refere às operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e pelas demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil.

De acordo com a Resolução, o documento físico original só pode ser descartado após o cumprimento das seguintes regras no momento da digitalização:

  • Deve ser feita uma cópia de segurança do documento digitalizado, armazenada em local físico distinto do mesmo;
  • Deve ser utilizado um padrão de assinatura digital, devidamente certificado;
  • O documento digitalizado deve contar com proteção contra acesso, uso, reprodução, alteração e destruição não autorizados;
  • O documento deve ser digitalizado mediante um padrão qualidade;
  • Os documentos digitalizados e suas cópias de segurança devem passar por manutenções periódicas, em território nacional;
  • Alguns documentos devem ser indexados ao documento digitalizado. Por exemplo: dados biométricos da assinatura, assinatura digital, geolocalização, imagens do usuário, carimbo de tempo, entre outros.

Considerando as exigências legais para a validade de documentos digitalizados, o descarte do original físico ainda não é aconselhado. Então, o melhor é mantê-lo arquivado.

Por que fazer a digitalização de documentos?

Mesmo com todas essas regras, a digitalização de documentos traz uma série de vantagens como:

  • Facilidade na gestão dos documentos,
  • Mobilidade dos gestores, podendo assinar de qualquer lugar;
  • Gestão de dados mais qualificada;
  • Otimização de tempo dos profissionais do RH;
  • Utilização de ferramentas de busca;
  • Possibilidade de restringir o acesso apenas ao pessoal autorizado.

Conheça a Docly e comece a lidar com documentos nato-digitais

Docly é uma ferramenta que permite a realização de um processo de admissão 100% digital e conta com diversas funcionalidades, inclusive a assinatura digital de documentos. O que possibilita a contratação de maneira rápida, prática e totalmente via web.

Além disso, todos os contratos gerados com o uso da Docly são nato-digitais – ou seja, já nascem digitais. Então, eles já possuem total valor e plena validade jurídica. Assim, você torna o seu RH cada vez mais digital e eficiente. Confira as vantagens proporcionadas pela plataforma:

  • Agilidade no processo de contratação;[
  • Menos erros no preenchimento de documentos;
  • Redução de custos de gestão;
  • Diminuição de riscos trabalhistas;
  • Mais segurança aos dados pessoais dos novos colaboradores;

Quer testar a ferramenta na prática e saber como digitalizar o processo de admissão na sua empresa? Acesse o nosso site agora e solicite uma demonstração gratuita!

Baixe agora o nosso e-book e conheça as normas em relação a documentos nato digitais, assinatura eletrônica e documentos digitalizados.