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Desafios do eSocial: como adaptar seu processo de admissão?

A implementação do eSocial traz uma série de desafios para o setor de recursos humanos, inclusive na hora de estruturar o processo de admissão.

Essas mudanças vêm para aumentar a transparência nos processos dentro da área, mas toda grande mudança exige um período de adaptação para que as empresas façam o cadastro dos dados e passem a usar o sistema em todas as situações.

Neste texto, vamos falar um pouco mais sobre o eSocial e como o RH de sua empresa pode se preparar para essa transição durante o processo de admissão. Confira!

O que é eSocial?

O eSocial é um sistema online do governo federal, que desde julho de 2018 é obrigatório em todas as empresas do Brasil. Seu principal objetivo é unificar as informações dos trabalhadores brasileiros, reduzir a burocracia para as empresas e assegurar os direitos trabalhistas dos funcionários.

Leia mais: Entenda os impactos da nova lei de proteção de dados (LGPD) no processo admissional

Por meio do sistema do eSocial, as empresas devem enviar dados e documentos ao governo federal, como vínculo empregatício, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, informações sobre FGTS, aviso prévio e comunicações sobre acidentes de trabalho de sua equipe.

Como implementar o eSocial e quais os desafios?

O primeiro desafio será conhecer a sua realidade para depois adaptar o processo de admissão, desligamento, ter uma folha de pagamento virtual, entre outros. Mas como começar?  O passo inicial é revisar os processos atuais do seu departamento.

Então, preste atenção na forma de envio das informações por meio do eSocial e os respectivos prazos. Na sequência, você passa para a parte prática e sua empresa precisará realizar a qualificação cadastral de seus funcionários atuais.

Com toda a avaliação feita, agora, realize o novo planejamento dos seus processos. Pronto: você já pode criar um manual de instrução para os funcionários do seu RH e treinar a equipe para operar o sistema.

Outro grande desafio é se adequar aos novos prazos e uma das questões mais importantes envolvendo o eSocial é o processo de admissão. Por exemplo: a admissão de um funcionário deve ser cadastrada no sistema até o fim do dia anterior à contratação do colaborador.

Já o prazo de envio dos documentos requisitados é de dois dias úteis antes da admissão. No caso de desligamento com aviso prévio indenizado, a informação deve ser transmitida até 10 dias após a rescisão do contrato. Para aviso prévio, é preciso enviar ao sistema até um dia depois da ocorrência. Se o protocolo não for cumprido, a empresa pode sofrer autuações.

Por isso, é necessário ficar de olho nas datas e informar todos os funcionários do setor sobre as alterações. Vale criar vídeos explicativos e, principalmente, usar a tecnologia a favor do seu RH e do processo de admissão.

Documentos digitais como solução

Os documentos antigos, que já eram impressos em papel, devem ser digitalizados e enviados por meio do sistema eSocial. Porém, para facilitar o trabalho do RH, o ideal é que os novos documentos, incluindo os de processos de admissão, já nasçam digitais.

Os documentos nato digitais são aqueles que já são criados virtualmente, com a utilização de um certificado digital conferido à organização. A assinatura digital, por sua vez, permite que contratos e termos sejam assinados sem a necessidade de documentos impressos.

As vantagens dos documentos nato digitais vão além da facilidade na transferência das informações para o eSocial. Confira algumas delas!

  • Diminui o volume de documentos físicos no escritório;
  • São seguros e podem ser acessados com ferramentas de busca;
  • Agilizam os processos, já que podem ser assinados online;
  • Não sofrem danos com a ação do tempo;
  • Trazem mais sustentabilidade à sua empresa.

Como aprimorar o processo de admissão com tecnologia?

Docly é uma ferramenta criada com o intuito de promover a transformação digital nas empresas, a partir de uma plataforma 100% digital que permite a realização de todas as etapas do processo de admissão com muito menos burocracia. 

Por meio da Docly, os gestores de RH conseguem disponibilizar os dados da vaga e suas características e benefícios, adicionar todos os documentos necessários digitalmente, selecionar os termos de adesão e encaminhar para o colaborador. 

Leia também: Qual a validade da assinatura digital em contratos de admissão?

Por sua vez, o colaborador preenche seu perfil, configura seus benefícios, aceita os termos e políticas da empresa e assina o contrato com a assinatura digital. Tudo isso online, com eficiência e segurança de dados. 

Os documentos criados pela plataforma da Docly são nato digitais, o que facilita ainda mais a sua transferência para o sistema eSocial, garantindo que sua empresa esteja sempre de acordo com as leis trabalhistas

Quer testar a ferramenta na prática e saber como personalizamos o processo de admissão digital em sua empresa? Solicite uma demonstração gratuita!

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