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Inovação em RH: entenda a diferença entre assinatura digital e eletrônica

A transformação digital já atinge diversos setores e negócios. Com isso, pouco a pouco, os contratos assinados no papel são vistos como métodos antiquados e dão lugar aos documentos nato digitais, os quais possuem a assinatura digital ou a eletrônica.

Essa mudança no mercado não é à toa. Em um mundo cada vez mais conectado, é essencial que as empresas se adequem a essa nova realidade. Hoje, qualquer transação precisa ter a garantia de monitoramento, armazenamento e segurança – algo possível por meio dos documentos nato digitais.

Além disso, devido à crescente adesão das empresas e consumidores ao universo digital, a palavra “agilidade” se tornou um mantra para os diretores e gestores de empresas, em qualquer área. Afinal, processos morosos podem comprometer toda a saúde financeira de um negócio.

No setor de recursos humanos, a necessidade de transformação digital é urgente. Ainda existem diversos processos lentos e que podem ser automatizados com a inclusão da automatização. Por isso, nesse contexto, o uso da assinatura digital ou eletrônica são essenciais.

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Mas, você deve estar se perguntando, qual a diferença entre esses dois modos de autenticação de documentos? É a esse questionamento que vamos responder neste post. Afinal, entender como funcionam é essencial para usá-las corretamente.

Continue a leitura e descubra quais as diferenças entre a assinatura digital e eletrônica, além de entender como ambas podem ser aplicadas na área de recursos humanos. Confira!

Assinatura Eletrônica

Ambas as expressões, assinatura digital e assinatura eletrônica, possuem valor jurídico. No entanto, não são sinônimos. Para que você entenda melhor, a assinatura eletrônica é um gênero na qual a digital pertence – ou seja trata-se de uma tecnologia que incorpora muitas outras.

Quando falamos de assinatura eletrônica, estamos usando um termo amplo, que envolvem todos os tipos de firma que usam os meios eletrônicos. Alguns exemplos são a assinatura mediante a senha ou a que é usada para operações bancárias.

O principal objetivo da assinatura eletrônica é aumentar a segurança de operações, além de trazer maior otimização, economia para empresas públicas e privadas. Por possuir valor jurídico, é possível usá-la para fechamento de transações com seguros, planos de saúde, formulários de RH, contratos de compra e venda, assinatura de serviços, notificações jurídicas, contratação de planos de saúde, operações bancárias, enfim, tudo o que necessite de valor jurídico para ser validado.

Assinatura Digital

É uma espécie de assinatura eletrônica integrada com tecnologias que usam criptografia para confirmar a origem e a integridade do documento assinado digitalmente. A assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico, que caso sofra qualquer alteração, perde a validação.

A assinatura digital é o tipo mais seguro e avançado de assinatura eletrônica. Sendo que ambas estão de acordo com todas as exigências legais. Desta forma, oferecem confiabilidade sobre a autenticidade do signatário e dos documentos assinados por ele.

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Para que você possa assinar digitalmente, é necessário que tenha um certificado digital – recursos obrigatório, após janeiro de 2017,  para empresas com mais de três colaboradores e pode ter sua validade de um a três anos (esse fator varia de acordo com a necessidade de cada corporação).

O que você precisa ter em mente é que a integração da assinatura digital e eletrônica agilizam, de maneira muito expressiva, a finalização de procedimento e etapas que anteriormente eram feitas “fisicamente” e, ao mesmo tempo, garante a integridade, armazenamento e autenticidade de suas operações e documentos online.

Uso da assinatura digital no setor de RH

Agora, que você já sabe a diferença entre assinatura digital e eletrônica. Imagine os benefícios que ambas podem trazer para a área de recursos humanos. Esse tipo de tecnologia tem aliviado o acúmulo de papeladas nos RH, otimizando o trabalho do setor, reduzindo custos e garantindo até mesmo diminuição de riscos trabalhistas.

Um exemplo de atividade que pode ser otimizado com a assinatura digital é o processo de admissão de funcionários. Com a Docly, é possível realizar a contratação de novos funcionários, toda a parte burocrática, de maneira 100% digital e na tela do celular.

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Ou seja, os analistas de recursos humanos não precisam digitar informações, armazenar papéis ou ter contato com o colaborador para realizar o processo de admissão – nem mesmo para o momento da assinatura ou para o envio de documentos. Tudo isso é feito por meio da ferramenta, que permite a digitalização de documentos e o uso da assinatura digital.

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