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5 motivos para implantar a assinatura digital no processo de admissão

O uso da assinatura digital vem se tornando cada vez mais comum no mercado. Inclusive, o setor de recursos humanos já pode contar com essa tecnologia para firmar diversos tipos de documentos. Por exemplo: o contrato do funcionário durante o processo de admissão.

Fato é que a transformação digital do RH é fundamental para companhias que buscam o aperfeiçoamento de seus processos. Assim, é possível torná-los cada vez mais automatizados. O que gera mais tempo para que os funcionários e gestores saiam do operacional e trabalhem de maneira estratégica e inovadora.

Neste texto, vamos falar sobre uma das soluções que está revolucionando o RH: a assinatura digital. Confira um pouco mais sobre a novidade e as vantagens de implementá-la no processo de admissão da sua empresa!

O que é assinatura digital?

assinatura digital é uma forma de autenticar documentos sem a necessidade de presença física de ambas as partes. Neste caso, a assinatura é realizada em um ambiente digital seguro. Isso por meio de mecanismos criptográficos em conjunto com a emissão de um certificado digital, autenticando as informações transmitidas.

Com a assinatura digital, é possível a criação de documentos nato-digitais. Ou seja, que já nasceram digitais, diferentemente de quando digitalizamos um documento físico, que pode ter sua validade jurídica contestada.

Já os documentos nato-digitais tem sua validade jurídica assegurada. Mas é preciso cumprir certos requisitos, como:

  • Ser autenticado com o certificado digital do emissor;
  • Não ser alterado após o envio;
  • Não ser repudiado pelo emissor.

Por que implementar a assinatura digital no processo de admissão da minha empresa?

processo de admissão é um dos processos mais burocráticos dentro do setor de RH de uma organização. Até porque exige bastante tempo tanto do analista quanto do novo colaborador. Por isso, listamos abaixo as principais vantagens de adotar a assinatura digital no processo de admissão. Veja!

Leia também5 vantagens de implementar o processo de admissão digital

1. Otimiza o trabalho dos analistas de RH

Foi-se o tempo em que os analistas de RH desempenhavam apenas tarefas sistemáticas e burocráticas. O profissional de RH, nos dias de hoje, deseja trabalhar na motivação dos funcionários e na melhoria do clima organizacional da empresa. Isto é, focado na gestão de pessoas para realmente trazer mais resultados para a companhia.

Com processo de admissão mais rápido, por meio da implementação da assinatura digital, os analistas não precisam ficar digitando informações. E nem imprimindo vários documentos. Assim, ganham tempo para atuar estrategicamente.

2. Reduz possíveis erros humanos

A cada novo contrato, é preciso inserir novas informações. E, na criação de documentos físicos, mais pessoas são envolvidas no processo. O que aumenta as chances de erros humanos acontecerem.

Com o processo de admissão digital, as etapas são menores. Já que os documentos são formatados automaticamente após a inserção dos dados. Isso diminui os riscos de erros e perdas de prazo.

Leia também: Inovação em RH: entenda a diferença entre assinatura digital e eletrônica

3. Diminui as chances de processos trabalhistas

Muitos dos processos trabalhistas ocorrem por divergências nas informações do contrato, pelo não cumprimento de prazos e por falhas de comunicação e alinhamento.

Com a assinatura digital no processo de admissão, o colaborador e o empregador têm acesso ao contrato e a todos os documentos que envolvem seu salário e benefícios. O que aumenta a transparência na relação entre empresa e funcionário.

Além disso, resguarda a organização em relação a processos trabalhistas, já que todas as informações ficam claras e alinhadas entre as partes.

4. Reduz custos com gestão e armazenamento de documentos físicos

Com a assinatura digital, os documentos já nascem digitais como comentamos anteriormente. Então, eles são armazenados diretamente na nuvem. Com isso, os custos com gestão de documentos, reconhecimento de firmas, taxas de cartório, serviço de motoboys e armazenamento de documentos físicos diminuem consideravelmente.

O que se trata de uma excelente economia para a companhia.

5. Traz mais sustentabilidade para a empresa

A preocupação com a sustentabilidade deve estar presente na gestão de todas as empresas. Portanto, com a adoção de documentos digitais, a economia de papéis pode ser muito grande a longo prazo.

Dessa maneira, é possível diminuir o impacto negativo do uso indiscriminado de papel ao meio ambiente. Mesmo que pareça pouco, isso gera uma mudança de mentalidade dentro da empresa, que ainda pode criar mais ações sustentáveis no futuro.

Como tornar seu processo de admissão 100% digital

Para que todas as etapas do processo de admissão sejam realizadas de maneira 100% digital, é preciso contar com uma plataforma. A Docly, por exemplo, é a ferramenta de gestão de RH ideal para resolver o seu problema.

Isso porque o sistema disponibiliza todos os dados e termos da vaga em questão. Depois, o novo colaborador aceita e assina digitalmente, garantindo a veracidade dos documentos.

Trabalhar com processo de admissão 100% digital com a ajuda da Docly faz com que todos os documentos admissionais sejam nato-digitais e estejam disponíveis a qualquer momento. Isso facilita a administração de processos judiciais, já que atualmente o sistema jurídico trabalhista solicita a documentação toda digital.

Quer testar a ferramenta na prática e saber como digitalizar o processo de admissão na sua empresa? Solicite uma demonstração gratuita!

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