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Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?

gestão documental, muitas vezes, é deixada para depois dentro das organizações. Afinal, a correria do dia a dia e a alta demanda de processos e atendimentos ocupam quase todo o tempo dos colaboradores no setor de RH.

Mas a grande verdade é que a gestão documental é extremamente necessária dentro de uma empresa. Até porque a gestão adequada do elevado volume de papéis e de documentos importantes traz ganhos consideráveis para o seu negócio.

Benefícios da gestão documental para a sua empresa

Uma das principais vantagens é a otimização do tempo dos funcionários. Uma vez que a organização e a gestão de documentos facilita a busca pelos papéis e torna o processo mais ágil. Tanto no ambiente físico quanto no digital.

Além disso, outro grande benefício é a possibilidade de redução de gastos. Isso porque o armazenamento físico de documentos e a alta produção de papéis ainda traz custos elevados para as empresas. Então, com a perspectiva de digitalizar os documentos, os valores podem ser reduzidos.

Mas, em meio à digitalização de documentos, os gestores encaram uma grande dúvida: por quanto tempo devo guardar os papéis e documentos da empresa?

Neste texto, vamos falar um pouco sobre isso e mostrar algumas alternativas para evitar a produção excessiva de documentos impressos. Confira!

Leia também: Como a gestão de documentos digitais otimiza a rotina do RH

Por quanto tempo devo guardar os documentos da empresa?

O tempo de arquivamento necessário para a empresa não correr riscos judiciais varia dependendo do documento em questão. Veja abaixo uma lista com o período em que cada tipo de documento precisa ser guardado!

2 anos

  • Termo de rescisão do contrato de trabalho.

3 anos

  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
  • CIPA – Folhas de Votação;
  • Ficha de Acidentes de trabalho;
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais).

5 anos

  • Comunicação de dispensa de empregado;
  • CIPA Anexo I;
  • Contribuição Sindical;
  • GPS (Guia da Previdência Social);
  • DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte);
  • Relatórios de Acidentes do Trabalho;
  • Notas fiscais e recibos;
  • Livros fiscais;
  • Imposto de Renda;
  • CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
  • PIS (Programa de Integração Social);
  • Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
  • ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços);
  • Declarações: DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica), DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais), DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais);
  • DASN (Declaração Anual do Simples Nacional);
  • GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS);
  • Nota Fiscal de Serviço e Fatura de Serviço;
  • Livros Registro de Entradas e Saídas;
  • Carnê de recolhimento – ME (Microempresa) e EPP (Empresa de pequeno porte);
  • Documentos fiscais e formulários não emitidos;
  • Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13° salário, controle de pontos.

10 anos

  • Atestado médico de gestante;
  • Ficha de salário maternidade;
  • RAIS;
  • Convênio Salário Educação;
  • Folha de pagamento;
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.

20 anos

  • PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais).

30 anos

  • Documentos relativos ao FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço).

Período indeterminado

  • Contrato de trabalho;
  • Livro ou ficha de registro de empregado.

Como melhorar a gestão documental da minha empresa?

Como mostrado acima, devido às leis trabalhistas, uma grande quantidade de documentos precisam ser arquivados. Isso é necessário para proteger a empresa de eventuais problemas jurídicos.

No entanto, mesmo se for necessário guardar de maneira física os documentos que não passarão pela certificação digital, eles podem ser digitalizados e armazenados na nuvem. O que facilita sua busca e garante a integridade das informações.

Leia tambémQual a validade de documentos digitalizados?

O que são e como funcionam os documentos nato digitais?

Diferentemente dos documentos digitalizados, os nato digitais são aqueles que já nasceram de forma digital, contam com assinaturas digitais e têm sua validade jurídica garantida.

Basta cumprir com determinadas regras para que o documento seja nato digital. Eles devem ser emitidos por plataformas que possuam a certificação digital regulada pela ICP Brasil. Além disso, não precisam ser arquivados em formato físico.

Com os documentos nato digitais e as assinaturas digitais, o RH obtém uma série de benefícios na gestão documental. Por exemplo:

  • Economia em arquivamento de papéis;
  • Otimização de tempo dos profissionais do RH;
  • Segurança dos dados presentes nos documentos;
  • Agilidade no andamento dos processos;
  • Gestão de dados mais qualificada;
  • Cultura de consciência sustentável.

Como a Docly pode ajudar na gestão documental?

O processo de admissão de funcionários é um dos que mais geram documentos a serem arquivados. Mas a Docly facilita esse processo, sendo uma ferramenta que possibilita um processo de admissão 100% digital.

Com ela, o empregador envia o contrato e demais termos via web. Já o novo colaborador passa seus documentos e faz a assinatura do contrato por meio da própria plataforma, com a tecnologia da assinatura digital, de acordo com todos os parâmetros da certificação digital.

Assim, todos os documentos ficam salvos e podem ser acessados a qualquer momento pelo gestor de RH e pelo próprio funcionário. Uma forma de diminuir a papelada produzida na empresa e ainda otimizar e facilitar a gestão documental.

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