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Gestão de RH: 5 dicas para seu projeto de eSocial ser um sucesso

Um dos atuais desafios para quem trabalha com gestão de RH é a implementação do eSocial no dia a dia do setor e da organização.

Criado com o intuito de aumentar a transparência nos processos de recursos humanos das empresas, o eSocial requer uma fase de adaptação. Até porque o sistema vai unificar todas as informações dos trabalhadores, reduzindo a burocracia para as empresas e assegurando os direitos trabalhistas dos funcionários.

Por isso, este período de transição é fundamental, pois ajuda a viabilizar o sistema. Assim, após esta etapa, o eSocial poderá ser usado da maneira correta pelo RH para cumprir a sua função.

Neste texto, vamos citar 5 dicas para a sua gestão de RH ter sucesso no projeto de implementação do eSocial. Confira!

1. Mapeie e avalie os atuais processos da área

Em primeiro lugar, é importante mapear todos os processos internos do setor de RH da sua empresa. Tanto trabalhistas, fiscais como os previdenciários. Então, deve-se avaliar como as atividades são feitas atualmente. Neste cenário, vale a pena responder a essas perguntas:

  • Os processos são feitos manualmente ou digitalmente?
  • Existe uma base de dados?
  • Como os processos podem ser integrados ao eSocial sem prejudicar a eficiência dos colaboradores?

Após essa análise completa, estruture novamente os processos para atender às exigências legais do eSocial.

2. Envolva outros setores da empresa

Não são apenas as informações referentes à área de recursos humanos que precisam ser adicionadas ao sistema do eSocial. Mas há também a necessidade de dados de outras áreas como segurança do trabalho, medicina ocupacional, fiscal e jurídica.

Por isso, é importante um alinhamento entre a gestão de RH e todas essas áreas. O que garante que todos os documentos e informações sejam repassados, cadastrados e atualizados no eSocial.

3. Revise e atualize os cadastros

A revisão dos dados dos colaboradores é essencial na execução do projeto de implementação do eSocial. Esse passo serve minimizar os riscos de erros e divergências.

Por isso, todas as informações devem ser revisadas e atualizadas, se necessário. Dessa maneira, confira desde os dados mais básicos como nome completo, estado civil, número de dependentes, endereço e formação.

Além do mais, é indispensável revisar e anexar no sistema todos os documentos gerados durante a prestação de serviço do funcionário. Por exemplo: exames periódicos, recibos de férias, contrato, certificados, solicitação de benefícios, entre outros.

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4. Verifique a infraestrutura tecnológica

Com o uso do eSocial, o RH vai precisar utilizar mais os computadores e documentos digitais. Então, a infraestrutura tecnológica da sua empresa deve estar preparada para essa demanda.

Consulte a capacidade de armazenamento do sistema utilizado e também o plano de internet contratado. Isso ajuda a evitar qualquer imprevisto que possa prejudicar o andamento dos processos.

5. Escolha ferramentas que se adaptem ao eSocial

As ferramentas digitais servem para agilizar a gestão do RH e o dia a dia dos funcionários. O ideal é escolher tecnologias que se adaptem facilmente ao eSocial, otimizando tempo e mão de obra.

Docly, por exemplo, é uma ferramenta que supre essa necessidade e consegue cruzar as informações com o eSocial. Além disso, a plataforma evita erros de digitação e inconsistências, que também podem causar problemas devido às exigências do sistema.

Gestão de RH processo admissional 100% digital

Plataforma 100% digital, a Docly permite a realização de todas as etapas do processo de admissão com muito menos burocracia. Trata-se de um ótimo recurso para melhorar a gestão de RH e auxiliar na transição para o eSocial.

Com a plataforma, os gestores de RH cadastram a vaga e todos os seus detalhes, anexam os documentos necessários, selecionam os termos de adesão e encaminham para o novo colaborador. O funcionário, por sua vez, completa o processo, aceitando os termos e firmando o contrato com a assinatura digital.

Os documentos criados pelo sistema são nato digitais. O que facilita ainda mais a sua transferência para o sistema do eSocial.

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