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Como a digitalização do processo admissional facilita a gestão de documentos

A burocracia é um dos problemas que mais aflige brasileiros em diversos âmbitos. E isso se deve, em muitas ocasiões, à má gestão de documentos. Por mais organizada que seja sua equipe, quem nunca teve dificuldade em localizar dados de funcionários ou um documento extraviado, não é mesmo?

A admissão é um dos momentos em que o setor de Recursos Humanos das empresas mais lida com grande volume de papéis, cenário que facilita os transtornos mencionados acima.

No entanto, a era digital está provando que é possível acabar com esses causadores de estresse. A digitalização de documentos faz parte dessa onda de inovações bem específicas, que podem mudar todo um processo burocrático e cansativo.

E para provar a você o quanto essa tecnologia pode melhorar a rotina da sua empresa, apresentaremos os benefícios da digitalização do processo admissional!

1. Otimiza tempo do processo de gestão de documentos

Você já se perguntou quantas horas da sua equipe são gastas com o translado de documentos? Provavelmente, não. Afinal, esse processo é tão incorporado na cultura empresarial que já ocorre naturalmente. Porém, quando os prazos estão curtos e o trabalho parece não render como o esperado, é comum que o gestor questione onde está desperdiçando tempo.

E não é só no transporte dos documentos, de mão em mão, que a rotina da empresa pode ser otimizada. As avaliações dos papéis, a busca por informações e todo o trabalho manual envolvido demandam tempo e esforços que, com um serviço digital, podem ser economizados.

2. Facilita a consulta de dados

Outro ponto importante ao pensar na gestão de documentos é a consulta de dados. A cada busca é necessário encontrar a ficha daquele funcionário, folheá-la para localizar o papel que contém a informação desejada e lê-lo até encontrar.

Enquanto isso, nos bancos de dados digitais, a agilidade impera. A inteligência das tecnologias permite que seu colaborador ou você apenas digite algumas teclas e localize qualquer detalhe, dando andamento ao restante dos trâmites.

3. Agiliza métodos de segurança

O trabalho manual também protela questões essenciais como as de segurança. O cruzamento de dados entre novos colaboradores e portais como o eSocial e o Serasa podem ser feito por um sistema, em vez de despender a atenção específica de um ou mais integrantes do RH.

Além disso, questões como a validação de CPF e antecedentes também podem ser feitas digitalmente. E, com todo esse processo tecnológico, você ainda pode restringir o acesso de informações somente a pessoas autorizadas.

4. Evita equívocos

O ser humano é falho, mas criou tecnologias que podem lidar muito bem com isso, respeitando a legislação. Na gestão digital de documentos, por exemplo, não há a possibilidade daqueles errinhos chatos de digitação. Também não ocorrem problemas com troca de pastas ou entrega a pessoas não autorizadas.

Apesar de poderem ser corrigidos, na maioria das vezes, esses erros atrapalham o dia a dia do RH e, consequentemente, do restante da empresa. Por isso, a utilização de sistemas inteligentes e automatizados é uma solução boa a curto e longo prazo.

A todos esses benefícios da digitalização do processo admissional, ainda se pode somar a economia de recursos. Portanto, é inegável a importância de um gestor compreender o cenário do mercado atual e utilizar as tecnologias a seu favor.

Docly é uma ferramenta voltada exatamente a isso. Ela realiza a transformação digital do seu processo de admissão, garantindo que ele seja rápido e seguro. Essa solução inclui todos os benefícios da gestão de documentos digitais listados acima.

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