A gestão de documentos sempre foi um grande desafio para o setor de Recursos Humanos em qualquer empresa. O alto volume de papéis importantes e que precisam do máximo de cuidados ao serem armazenados consome muito tempo dos funcionários do departamento e ocupa muito espaço físico.
A tecnologia, cada vez mais aliada para facilitar os processos burocráticos, permite a digitalização de toda a documentação necessária, com respaldo jurídico na criação de documentos nato digitais. Além de que, com o advento do eSocial, as empresas precisam se adaptar à transformação digital, inclusive na gestão de pessoas.
Se você quer saber mais sobre esse assunto e como digitalizar a gestão de documentos em sua empresa, continue a leitura.
Gestão de documentos: a transformação digital veio para ficar
A transformação digital envolve a adoção de tecnologias em todas as etapas do negócio, além de mudanças na cultura organizacional, que exige um novo mindset em todos os níveis hierárquicos.
Leia também: Como mudar a cultura empresarial e transformar digitalmente o RH
O eSocial, após tornar-se obrigação legal, forçou as empresas a despertarem para a necessidade da implantação de melhorias tecnológicas para gerenciar e centralizar todos os documentos de responsabilidade do setor de recursos humanos. Agora é necessário reunir todas as informações sobre o empregador, trabalhadores, folha de pagamento, previdência social, segurança e saúde do trabalhador, com consistência e segurança de dados.
Aproveite para entender os impactos da nova lei de proteção de dados (LGPD) no processo admissional, além das mudanças decorrentes da reforma trabalhista.
5 motivos para digitalizar a documentação do RH
Confira abaixo os cinco motivos para digitalizar a documentação do RH e otimizar a gestão de documentos.
1. Organização e produtividade
A digitalização traz mais organização e isso significa ganho em produtividade para os seus funcionários.
2. Informações centralizadas e busca simplificada
Todos os documentos ficam armazenados em um único lugar, o que facilita o acesso a qualquer informação.
3. Integração
Com tudo digital é mais fácil integrar as informações disponíveis em ferramentas diferentes usadas na empresa.
4. Menor risco de extravio de documentos
Com documentos digitais o RH tem muito mais controle das informações e há menos riscos de extravios.
5. Sustentabilidade
Não precisa mais imprimir uma infinidade de papéis e desperdiçar recursos financeiros e naturais para armazenar tantos documentos importantes.
Validade jurídica dos documentos digitais
Se você ainda tem dúvidas sobre a validade jurídica de documentos digitais, fique tranquilo. Documentos digitalizados e nato digitais (nascidos em formato digital) são válidos juridicamente.
As leis estão se adequando à evidente transformação digital. Em 2001, foi criada uma medida provisória (n.2.200-2/2001) que reconhece contratos realizados via web como provas em ações trabalhistas.
A mesma tendência se reflete no processo de admissão de funcionários. No que se refere às contratações e documentos de RH, há validade jurídica em documentos digitalizados, documentos nato digitais e na assinatura digital de contratos.
A assinatura digital de contratos admissionais ainda gera dúvidas aos gestores de RH. Pensando nisso, separamos alguns conteúdos que podem ajudá-lo a entender melhor o assunto:
- Qual a validade da assinatura digital em contratos de admissão?
- 7 razões para investir em uma ferramenta de gestão de RH com assinatura digital
- Gestão de RH: como funciona a assinatura digital de documentos admissionais
Em 2012, foi criada uma lei (Nº 12.682) específica sobre a guarda de documentos digitalizados, na qual garante a validade jurídica da digitalização de documentos. Confira o que diz a lei:
Art. 1
A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
Conheça a Docly: admissão de funcionários 100% digital
Você já sabe como a gestão de documentos de modo digital pode facilitar a rotina do RH. Além disso, sabe também que os documentos digitais têm total valor e resguardo jurídico.
Agora, que tal aplicar a transformação digital no RH da sua empresa? A Docly é uma ferramenta completa de admissão de funcionários, que permite a contratação de maneira rápida, prática e totalmente via web.
Em poucos passos, o novo funcionário preenche todas as informações, envia fotos dos documentos e assina o contrato digitalmente – sempre contando com o apoio do nosso suporte.
Com isso, há as seguintes vantagens:
- Agilidade no processo de contratação;
- Menos erros no preenchimento de documentos;
- Redução de custos de gestão e armazenagem de papel;
- Diminuição de riscos trabalhistas;
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