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Como o gerenciamento de arquivos digitais otimiza o trabalho do RH?

A organização da área de recursos humanos é fundamental para toda empresa, pois ela concentra documentos de diferentes departamentos de todos os colaboradores. Pensando nisso, o gerenciamento de arquivos digitais torna-se essencial para o funcionamento adequado do RH.

Como isso funciona? Com as novas tecnologias e a transformação digital no RH, o gerenciamento de papéis começou a ser questionado. Muitos profissionais estão em busca de soluções que facilitem a gestão de pessoas e o processo admissional, com o objetivo de torná-lo mais prático, seguro, produtivo e, se possível, 100% digital.

Benefícios da digitalização do processo de admissão e gerenciamento de arquivos digitais

Muitas empresas ainda realizam toda a parte de gerenciamento de arquivos utilizando papéis, o que exige cuidados na organização e um espaço físico maior para que esses documentos possam ser mantidos.

No Brasil, as empresas devem guardar alguns documentos por até 30 anos, como FGTS, GFIP e GRFP, que são responsabilidade do RH. Dada essa necessidade de armazenamento, contar com um sistema digital gera diversas facilidades, como:

  • Facilita encontrar documentos com urgência, como aqueles referentes a processos trabalhistas – aproveite para saber como as mudanças da Reforma Trabalhista impactam na admissão de funcionários;
  • Aumenta a produtividade da equipe de RH ao agilizar processos;
  • Reduz custos de operação da empresa;
  • Diminui o espaço físico necessário para armazenamento de documentos;
  • Facilita a gestão dos arquivos, fazendo o descarte daqueles desnecessários;
  • Aumenta a rastreabilidade dos documentos;
  • Melhora a confidencialidade das informações do negócio.

Com a digitalização do processo admissional, o RH terá mais facilidade durante a contratação, incluindo a assinatura do contrato de trabalho por meio da assinatura digital. Os colaboradores, por sua vez, também serão impactados pela praticidade oferecida por uma ferramenta 100% digital.

Ao optar pela automação e digitalização dos processos do RH, o gestor evita que essas demandas tenham de ser realizadas manualmente ou digitalizadas posteriormente, o que representa um retrabalho.

Atualmente, com a adesão ao eSocial, as empresas terão de enviar informações dos colaboradores ao governo pelo sistema eletrônico, o que exigirá uma versão digital de todos esses arquivos. Entre as informações que deverão ser encaminhadas em formato digital estão contratos de admissão, horas trabalhadas e desligamentos.

Leia também: Como mudar a cultura empresarial e transformar digitalmente o RH

Se a empresa contar com uma ferramenta que realiza a contratação dos colaboradores de forma digital, esses arquivos já podem ser armazenados no formato adequado, facilitando o envio para o eSocial quando necessário. Soma-se ainda a vantagem de diminuir os riscos de extravio e deterioração de documentos importantes, que podem gerar processos trabalhistas e multas para a empresa.

Como a Docly facilita o processo admissional e o gerenciamento de arquivos digitais?

Docly é uma ferramenta de gestão de RH que viabiliza a contratação de forma rápida, segura e 100% digital. Além de otimizar o processo de admissão, ideal para empresas com alta rotatividade e que desejam entrar no mundo digital, a ferramenta ainda gera documentos digitalizados e disponibiliza a assinatura digital de contratos.

Se a sua empresa precisa agilizar o processo admissional, melhorar o gerenciamento de arquivos digitais e reduzir custos com armazenagem de papel, solicite agora a nossa demo e conheça outros benefícios da ferramenta!

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