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Documentos digitalizados têm validade jurídica no RH?

O arquivamento de documentos físicos é um processo que já está ultrapassado, visto que hoje em dia os documentos podem ser digitalizados ou já criados e assinados de maneira digital. Porém, os gestores que desejam digitalizar os documentos de sua empresa devem se atentar e saber se determinados documentos digitalizados têm validade jurídica.

A verdade é que já existem algumas leis de regulamentação de documentos digitalizados, mas não são em todos os casos que os documentos originais podem ser descartados, já que em suspeitas de fraudes, o documento físico precisará ser analisado.

Quer entender melhor o assunto e saber em quais situações os documentos digitalizados têm validade jurídica? Continue lendo este texto!

Documentos digitalizados têm validade jurídica?

De acordo com a Medida Provisória 2.200/01, os documentos digitalizados só são considerados válidos quando passam por uma certificação digital, regulada pela ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Ou seja, não basta digitalizar o documento e achar que por conter todos os dados e assinaturas ele será aceito juridicamente, pois se não possuir essa certificação digital, ele poderá ser contestado.

Apesar de os documentos escaneados e certificados poderem ser utilizados como provas em um processo judicial, a lei ainda pode solicitar os documentos originais (em suas versões físicas). É por isso que o descarte dos originais ainda não é permitido e recomendado.

Leia também: Inovação em RH: entenda a diferença entre assinatura digital e eletrônica

Portanto, um documento com assinatura escaneado só têm valor legal se ambas as partes concordarem com a sua validação.

Apesar disso, a digitalização de documentos ainda é vista como um recurso que traz outras vantagens como a facilidade de localização de documentos e informações, a segurança de contar com uma cópia em ambiente digital seguro e a otimização do tempo dos funcionários que lidam com esses arquivos.

Validade jurídica de documentos nato digitais

Os documentos nato digitais – aqueles que já foram emitidos e assinados por meios digitais – já funcionam de forma diferente. Como eles já foram feitos na forma digital, e não passaram por nenhum tipo de alteração, a sua validade jurídica é assegurada.

Entretanto, a validade dos documentos nato digitais só existe caso eles tenham sido criados por plataformas que possuam a certificação digital regulada pela ICP Brasil e façam uso da assinatura digital, que deve estar anexada a um documento eletrônico.

Vantagens do processo de admissão digital

Se você trabalha diretamente com o setor de RH e está buscando soluções em documentos digitais para otimizar os processos da área, além de aumentar a segurança das informações e facilitar o trabalho dos profissionais, especialmente em processos mais burocráticos como o processo de admissão, a Docly pode te ajudar.

Docly é uma ferramenta de RH que permite que todas as etapas do processo de admissão sejam realizadas de maneira 100% digital, disponibilizando todos os dados e termos da vaga em questão, para que o novo colaborador aceite e assine digitalmente, garantindo a veracidade dos documentos.

Desta maneira, o acesso às informações da contratação e o processo em si se tornam muito mais fáceis e seguros para ambas as partes.

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