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RH Digital: qual a diferença de documento nato digital e digitalizado?

transformação digital no RH é um avanço necessário para otimizar o trabalho do setor e torná-lo cada vez mais estratégico. Dentro dessa transição, os gestores passam a conhecer novos recursos, como a possibilidade de criar um documento nato digital ao invés de gerar mais papelada no escritório.

Entretanto, ainda é comum surgirem algumas dúvidas sobre as diferenças entre o documento nato digital e o digitalizado. Afinal, nem todas as empresas estão familiarizadas com eles.

Quer entender melhor o que é e qual a importância do documento digitalizado e do documento nato digital para o seu RH? Continue lendo este texto!

O que é o documento digitalizado?

Trata-se daquele documento criado em papel, mas que passou por um processo de digitalização. Ou seja, quando o documento é escaneado e salvo como um arquivo digital.

A digitalização de documentos de RH e de outras áreas das empresas é um procedimento cada vez mais aplicado. Afinal, traz muitas vantagens no dia a dia da organização, como:

  • Maior organização e produtividade;
  • Maior segurança das informações;
  • Facilidade de envio dos documentos;
  • Agilidade para busca e acesso de documentos;
  • Otimização do tempo dos colaboradores do RH.

É importante ressaltar que a validade jurídica dos documentos digitalizados só existe quando eles passam por uma certificação digital. Esta, inclusive, deve ser regulada pela ICP Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).

Portanto, o descarte dos documentos físicos originais, mesmo quando eles já possuem uma cópia digitalizada, ainda não é recomendado. Até porque sua validade jurídica pode ser contestada pela outra parte envolvida.

Leia tambémComo a gestão de documentos digitais otimiza a rotina do RH

O que é o documento nato digital?

Um documento nato digital é criado e assinado em ambiente digital. Mas como as empresas conseguem fazer este tipo de documento? São necessários dois requisitos:

  • Plataformas que contenham a certificação digital regulada pela ICP Brasil;
  • E também utilizem a assinatura digital, anexada a um documento eletrônico.

Os documentos nato digitais trazem ainda mais vantagens para as empresas. Por exemplo:

No entanto, qual a diferença do documento nato digital para o digitalizado? O primeiro tem sua validade jurídica assegurada, pois já foi criado em ambiente digital, mediante as certificações necessárias.

Com isso, os gestores de RH não precisam do documento em formato físico, otimizando processos e reduzindo custos. Além disso, é possível tornar o RH cada vez mais digital e estratégico.

Como a Docly pode ajudar a tornar seu RH digital?

Um dos procedimentos mais burocráticos e que exige uma série de documentos e assinaturas, dentro do RH, é o processo admissional. Porém, hoje em dia, as empresas já podem contar com ferramentas, que agilizam esse processo. A Docly, por exemplo, permite realizar a admissão de funcionários de maneira 100% digital.

A plataforma faz com que o processo seja mais rápido e seguro. Isso porque possibilita o envio de documentos digitalizados e viabiliza a assinatura digital, facilitando a criação de documentos nato digitais.

Quer saber como funciona? Para fazer um processo admissional com a Docly, o gestor de RH deve cadastrar a vaga, com os detalhes sobre benefícios, termos e contrato.

O novo colaborador, por sua vez, aceita os termos, faz o envio dos documentos e realiza a assinatura digital do contrato. Tudo isso em um ambiente digital seguro e criptografado.

Veja como transformamos processo de admissão digital na sua empresa e faça um teste da ferramenta! Solicite uma demonstração gratuita agora mesmo!