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Como a assinatura digital facilita o processo de admissão de funcionários

assinatura digital é uma tecnologia fundamental para o processo de admissão de novos funcionários. Processos longos e cheios de documentações podem desgastar equipes, enxugar orçamentos e ocupar um tempo que, muitas vezes, é vital no dia a dia intenso das empresas. Logo, resolver isso deve ser a prioridade das lideranças dessa área.

É por esse motivo que gestores atualizados optam por esse tipo de assinatura para otimizar sua rotina. Além disso, acabam fazendo frente à concorrência, que, com certeza, também está sempre se modernizando. Mas como, exatamente, a assinatura digital pode ser uma salvação para atrasos e equívocos da sua equipe?

É isso que vamos esclarecer neste post! Está pronto para descobrir tudo sobre essa tecnologia?

Assinatura digital, eletrônica e digitalizada

Para entender os benefícios da assinatura digital é necessário, primeiramente, compreender o significado desse termo. Antes disso, vale entender as diferenças entre assinatura digital, eletrônica e digitalizada. Apesar da semelhança na escrita, cada uma tem suas especificidades.

A assinatura eletrônica é uma espécie de grupo que engloba todas as chaves de segurança que você utiliza na internet: senhas, códigos, logins e a assinatura digital. Sim! Esse recurso é um tipo de assinatura eletrônica.  Ela é formada por uma chave privada, uma pública e um certificado digital. O destaque dessa tecnologia é a criptografia.

É importante diferenciar a assinatura digital da digitalizada. Essa última é aquilo que já é feito há algum tempo: assina-se um papel, ele é escaneado e enviado ao destinatário. Produzindo, assim, uma versão digitalizada do documento.

Tecnologia facilitadora, processo legalizado

Apesar de todas as suas facilidades, o uso da assinatura digital ainda gera dúvidas envolvendo a validade jurídica dos documentos e segurança. Se você tem essas preocupações, pode ficar tranquilo a partir de agora. A legislação ampara as assinaturas digitais por meio da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Conforme a Medida Provisória nº 2.200-2 (de 24 de agosto de 2001), a ICP-Brasil foi criada com o objetivo de “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”. Ou seja, além de se desprender das pilhas de papéis em sua mesa, o gestor ainda pode ter a segurança de utilizar uma tecnologia enquadrada em lei federal. Porém, não se esqueça de verificar se o serviço contratado é compatível com a ICP-Brasil.

Um gestor, muitos documentos

Com a utilização da assinatura digital, começa a facilitação do processo de admissão. Considerando-se a quantidade de documentos que precisam da autenticação de um gestor, torna-se essencial uma ferramenta que agilize essa atividade. Afinal, a tecnologia serve para reforçar as capacidades dos indivíduos. Assim, o responsável pelo RH consegue firmar diversos contratos, formulários e requisições em minutos.

E não é só dessa maneira que o processo se aperfeiçoa. Assinar à distância também é uma possibilidade. Aquelas viagens a trabalho e reuniões em outras cidades podem ser mais produtivas ainda. É possível se imaginar assinando documentos em qualquer lugar em que estiver? Isso é realidade quando se fala em assinatura digital.

Cada um desses pontos faz com que a assinatura digital seja uma grande facilitadora das novas contratações. Entendê-la e trabalhar com essa ferramenta é um avanço necessário e fortalecedor para os processos empresariais. Portanto, é fundamental que o gestor de RH conheça esse recurso e o aplique com segurança e eficácia.

Docly é focada, especificamente, em otimizar o processo admissional. A plataforma apresenta um serviço 100% digital com diversas possibilidades, dentre elas a assinatura digital. Utilizando-se desse recurso, é possível reduzir custos, facilitar contratações e usufruir de outros benefícios.

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