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Gestão de RH: como funciona a assinatura digital de documentos admissionais

O recurso da assinatura digital de documentos chegou para modernizar os processos. Ele é considerado um dos formatos mais avançados de assinatura eletrônica. Além disso, tem sua segurança como um dos principais destaques. Isso porque ele utiliza uma identidade para cada pessoa, sempre de forma criptografada, permitindo que o acesso a ela seja exclusiva a quem possuir as chaves.

Dentre as áreas que mais sofrem com o excesso de burocracia e papéis está a de gestão de RH. Por isso, os líderes desses setores devem estar constantemente atualizados sobre técnicas que facilitam sua rotina. Conhecendo uma funcionalidade como a assinatura digital, boa parte do dia a dia da equipe pode ser otimizado.

Mas, afinal, como esse recurso auxilia nos trâmites com documentos admissionais? Explicamos neste post!

Como funciona a assinatura digital de documentos?

O funcionamento da assinatura digital gira em torno da matemática. Funções complexas dão origem a um mecanismo de criptografia, que autentica algum documento ou informação digital. Elas são emitidas pelas chamadas CAs, autoridades de certificação ou pelos TSPs, provedores de serviços confiáveis.

A autenticação se dá por duas chaves criptográficas que são associadas a um certificado, que também é digital. Dentre as chaves, estão uma privada e uma pública. A privada é utilizada na geração da assinatura, já a pública, na sua verificação. Esses detalhes estão contidos na definição da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), regulamento que faz com que as assinaturas digitais tenham valor legal no País.

Como aplicá-la na gestão de RH?

Com frequência, os gestores de recursos humanos estão envolvidos em papeladas admissionais. E isso se intensifica em empresas de médio e grande porte, as quais costumam possuir maior rotatividade de funcionários. Essa realidade, para os profissionais da área, é sinônimo de muito tempo dedicado à análise de informações, avaliação e translado de documentação, além de diversas assinaturas.

Esses processos podem ser otimizados por meio da assinatura digital, que permite o compartilhamento das documentações com quem necessita assiná-las sem despender tempo e orçamento para isso. Com as chaves também fica garantido que apenas os colaboradores pré-autorizados tenham acesso aos arquivos. As chaves privadas permitem a emissão de documentos e as públicas, o acesso.

Quais seus benefícios?

Ainda que pareça um detalhe em meio a todo o trabalho da equipe de RH, a aplicação da assinatura digital de documentos facilita o processo de admissão de funcionários como um todo. E isso se deve aos diversos benefícios que essa tecnologia oferece, dentre eles:

  • Economia em arquivamento e translado de papéis;
  • Mobilidade dos gestores, podendo assinar de qualquer lugar;
  • Otimização de tempo dos profissionais do RH;
  • Segurança dos dados presentes nos documentos;
  • Agilidade no andamento dos processos;
  • Gestão de dados mais qualificada;
  • Cultura de consciência sustentável.

Considerando todos esses benefícios, fica clara a importância de implementar ferramentas modernas na gestão de RH. Inovar no setor de recursos humanos é essencial, tanto para motivar os colaboradores, quanto para melhorar a rotina, trazendo vantagens para o negócio.

Docly é focada, especificamente, em otimizar o processo admissional. A plataforma apresenta um serviço 100% digital com diversas possibilidades, dentre elas a assinatura digital de documentos. Utilizando-se desse recurso, é possível reduzir custos, facilitar contratações e usufruir de outros benefícios.

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