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Admissão de funcionários: descubra se documento digitalizado tem valor legal

Pense por um minuto no processo de admissão de funcionários na sua empresa: quanto é gerado de papel? Você tem custos com armazenagem de documentos? Existem falhas por erros de digitação? Em geral, a contração de profissionais ainda é uma atividade demorada, pouco segura e com alto custo.

Essa realidade vai totalmente contra as tendências do mercado. Hoje, é comum as áreas passarem pela transformação digital para otimizarem o trabalho das equipes e reduzirem despesas. Porém, o setor de recursos humanos pouco vem aproveitando dessa possibilidade e, com isso, ainda tem processos lentos e manuais.

Diante disso, vem a pergunta: por que o RH ainda não se adequou à Era Digital? Um dos principais motivos são as dúvidas em relação à viabilidade jurídica de documentos digitalizados. Afinal, documentos digitalizados e nato digitais (nascidos em formato digital) são válidos juridicamente? O processo de admissão pode ser feito via web? Para saber as respostas dessas perguntas, continue lendo o post de hoje.

Adequação de leis à Era Digital: assinatura digital e documentos digitalizados

Com a evidente transformação da sociedade devido à Era Digital, tornou-se essencial a legislação brasileira reconhecer como válida as novidades tecnológicas.

Já em 2001, foi criada uma medida provisória (n.2.200-2/2001) a qual reconhece contratos realizados via web como provas em ações trabalhistas.

A mesma tendência se reflete no processo de admissão de funcionários. No que se refere às contratações e documentos de RH, há validade jurídica em documentos digitalizados, documentos nato digitais e na assinatura eletrônica de contratos.

Em 2012, foi criada uma lei (Nº 12.682) específica sobre a guarda de documentos digitalizados, na qual garante a validade jurídica da digitalização de documentos. Confira o que diz a lei:

Art. 1

A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.

Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.

Vantagens da digitalização de documentos na admissão de funcionários

A digitalização de documentos e a transformação digital do RH trazem inúmeras vantagens às empresas que procuram otimizar processos e reduzir custos. Confira os principais benefícios abaixo:

  • Otimização na gestão de tempo dos colaboradores do RH;
  • Melhor facilidade para encontrar informações;
  • Menor risco de extravio de documentos;
  • Sustentabilidade.

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Agora, que você já sabe que os documentos digitalizados possuem validade jurídica, que tal aplicar a transformação digital no RH da sua empresa?

A Docly é a ferramenta que permite a contratação de colaboradores de maneira rápida, prática e totalmente via web.

Em poucos passos, o novo funcionário preenche as informações e envia os documentos digitais – sempre contando com o apoio do nosso suporte.

Com isso, há as seguintes vantagens: agilidade no processo de contratação, menor riscos de preenchimento, redução de custos de gestão e armazenagem de papel, diminuição de riscos trabalhistas e muito mais!

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